מעבר למשרד חדש מביא איתו הרבה שיקולים ומשימות, אחד הדברים המייאשים במעבר למשרד חדש הוא להגיע, לגלות שהמשרד לא מתאים ושוב לחפש משרד חדש. המאמר הבא מדבר על 5 טעויות נפוצות כשעוברים למשרד חדש ואיך אפשר להימנע מהן.
1. בחירת משרד שקטן מדי או גדול מהנדרש
בחירת משרד בגודל לא מתאים נשמעת כמו טעות שלא יכולה לקרות אבל זה נפוץ יותר ממה שנדמה. איך עושים טעות בחישוב של שטח של משרד?
לא מתכננים מספיק קדימה, לא מחשבים גם את הצמיחה והגידול בעובדים, מסתכלים על השטח ברוטו ולא על השטח נטו (בחלק מהמשרדים זה הבדל משמעותי), לא בודקים את תוכניות המשרד ומסתמכים רק על השטח שמוזכר במודעת הנכס.
איך אפשר להמנע מבחירת משרד בגודל לא מתאים?
- להגיע לשלב החיפוש מוכנים, לדעת מהו השטח הרצוי, כמה חדרים הוא צריך להכיל, כמה חדרי ישיבות נדרשים לתפעול השוטף וכמה עבדות עבודה צריכות להיות בשטח.
- כבר בשלב החיפוש לבקש לראות את תכניות המשרד.
- כאשר מגיעים להתרשם מהנכס לוודא את המציאות מול התכנית ואם צריך למדוד את השטח בפועל.
- לברר אם יש אפשרות להתאמות – מבחינת שטח וחלוקת המרחב.
2. מיקום לא אידיאלי שמקשה על העסק
הטעות השנייה מתוך 5 הטעויות הנפוצות שעושים כשעוברים למשרד חדש היא בחירה לא נכונה במיקום.
מיקום הוא אחד הפרמטרים המשמעותיים ביותר כשמסתכלים על השכרת משרדים, הוא אחד הגורמים בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על התקציב ורלוונטי במיוחד בהסתכלות על התפעול השוטף, במשרדים שיש קבלת קהל המיקום משפיע רבות גם על מיתוג העסק והיכולת למשוך לקוחות חדשים ולכן מומלץ להשקיע בבחירת המיקום זמן ומחשבה.
כדי לבחור במיקום האידיאלי ביותר למשרד החדש מומלץ לענות על מספר שאלות:
- איפה עיקר פעילות המשרד היום? מה היתרונות ומה החסרונות במיקום הנוכחי?
- האם המשרד מיועד גם לקבלת לקוחות? ואם כן – היכן גיאוגרפית נמצא קהל היעד של העסק?
- האם המשרד דורש קרבה למקומות ספציפיים? לדוגמא – משרדי ממשלה, בתי משפט, נכס נוסף שבבעלות המשרד, תחנת רכבת, מגדלי משרדים, כביש ראשי וכו'.
3. משרד שלא משרת את הצרכים והתפעול היומיומי
בחירת משרד יכולה להתברר כלא טובה גם אם הנכס נמצא במיקום האידיאלי ובגודל המתאים. לכל עסק יש דרישות ותנאים הכרחיים להתנהלות עסקית שוטפת ויעילה. איך אפשר להמנע מהטעות הזאת? כדי למצוא משרד שמתאים לדרישות באופן מושלם צריך 2 דברים מרכזיים:
- רשימת דרישות מפורטת על פי סדר עדיפויות.
- זמן.
במידה ואין מספיק זמן חשוב לדעת מראש מהן הדרישות שעליהן אפשר לוותר ומהם הדברים שחד משמעית חייבים להיות בנכס. את רשימת הדרישות מומלץ לחלק ל-2 קטגוריות: תשתית ותוספות.
ברשימת התשתית ייכנסו דרישות כמו: צורת החלוקה של שטח המשרד, כמות החדרים, כמות חדרי הישיבות, תוספות כמו: מטבח, ממ"ד, שירותים, מרפסת וגג, קומה אידיאלית, תשתיות החשמל הדרושות ותשתיות רשת.
ברשימת הדרישות שקשורות בתוספות לנכס יהיו דרישות כמו: חנייה, אבטחה, ניקיון, ריהוט ואבזור נוסף.
4. התעלמות מסעיפים חשובים בחוזה השכירות
אחת מ-5 הטעויות הנפוצות ביותר במעבר למשרד חדש (ובחוזי נדל"ן מסחרי בכלל) היא חתימה על החוזה מבלי לבצע בדיקה מעמיקה. בחתימה על כל חוזה מומלץ לקרוא לעומק את כל סעיפי החוזה ולבקש להכניס סעיפים חסרים.
בחוזה שכירות למשרד חשוב לוודא שיש סעיף לגבי המשך חוזה כמו גם לגבי אפשרויות לסיום ההתקשרות, לפני החתימה על החוזה מומלץ להיעזר ביועץ לענייני חוזים.
5. עבודה עם אנשי מקצוע לא מתאימים או חסרי ניסיון
טעות אחרונה ומתסכלת במיוחד היא עבודה עם בעלי מקצוע שלבסוף מתגלים כלא אמינים, כדי להימנע ממצבים כאלה מומלץ לקבל ליווי וייעוץ ממתווכים ואנשי מקצוע בתחום הנדל"ן המסחרי בארץ שמסתמכים על הכרות עם תחום נדל"ן המשרדים, רשת קשרים ענפה וניסיון של שנים.
בבחירת מתווך לייעוץ מומלץ לבחור במתווכי נדל"ן מסחרי שמתווכים משרדים למכירה במרכז ומשרדים להשכרה במרכז.
